OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Podrobné informace o tom, jak zpracováváme a chráníme vaše osobní údaje

I. Obsah a účel dokumentu

  1. V tomto dokumentu jsou obsaženy informace týkající se ochrany veškerých osobních údajů poskytnutých Správci (kdo je správce se dočtete v čl. II tohoto dokumentu). Jde o údaje, které Správci poskytnou návštěvníci webových stránek www.bakesova.cz anebo klienti advokátní kanceláře Správce i zájemci o advokátní služby Správce a všichni, kteří si na uvedených webových stránkách koupí nebo stáhnou některý z elektronických produktů.
  2. Účelem tohoto dokumentu je seznámit vás (subjekty údajů) s vašimi právy a poskytnout srozumitelné informace o tom, jak bude s osobními údaji nakládáno.
  3. Vážíme si Vaší důvěry, se kterou nám své osobní údaje poskytujete, a proto již nyní postupujeme při zpracování osobních údajů podle pravidel aktuální legislativy, tj. zejména podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů i Nařízení (EU) 2016/679 - obecného nařízení o ochraně osobních údajů, které je všeobecně známé pod zkratkou GDPR. Kliknutím na číslo nařízení v předchozí větě se dostane přímo na text tohoto předpisu a najdete tam i přesná znění právních ustanovení, na které v tomto textu níže odkazujeme.
  4. Obsah, který na vás v tomto dokumentu čeká:

I. Obsah a účel dokumentu

II. Správce osobních údajů – kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat?

III. Jaké osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?

IV. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?

V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám

VI. Informace o vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů

VII. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv

II. Správce osobních údajů – kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat?

Správcem osobních údajů dle vymezení v článku I tohoto dokumentu je:

JUDr. Monika Bakešová, advokátka

IČ: 64820955, se sídlem advokátní kanceláře na adrese Štefánikova 16/29, Smíchov, 15000 Praha 5, zapsaná v seznamu advokátu u ČAK pod č.osv. 9482

Kontaktní telefon: +420 603 246 903

Kontaktní email: ak@bakesova.cz

III. Jaké osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?

Zpracováváme údaje, které nám sami poskytnete. V konkrétních případech může jít zejména o poskytnutí údajů vyplněním některého z formulářů na webových stránkách, poskytnutí údajů při přípravě smluv a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv, údajů poskytnutých jako vstupních údajů pro poskytování právních služeb i údajů poskytnutých během jejich poskytování, a to jak při osobním kontaktu, tak telefonicky (nebo Skype hovor), písemně, mailem nebo jinými komunikačními prostředky (sms zprávy, zprávy v aplikacích typu skype, FB messenger nebo údaje v komentářích a dotazech na našich FB profilech).

Zpracováváme i údaje z veřejných rejstříků (zejména pro uvedení či kontrolu vašich identifikačních údajů do smluv).

Pokud pro zpracování některých osobních údajů pro konkrétní účely zpracování musíme mít váš souhlas, pak takové údaje k danému účelu zpracováváme jen s vaším souhlasem.

Údaje nám poskytujete zásadně dobrovolně, jen v některých případech bychom vám bez poskytnutí údajů nebyli schopni poskytnou právní službu řádně anebo ji dokonce nesmíme poskytnout vůbec, neboť bychom tím sami porušili právní předpis (příkladem je advokátní úschova, kdy musíme mít ověřenou totožnost majitele uschovávaných finančních prostředků). Povinně nám údaje poskytujete pouze v případech, kdy tak přímo ukládá zákon, viz právě zmíněná advokátní úschova.

Osobní údaje mohou spadat do kategorie „běžných osobních údajů“ anebo může jít o zvláštní kategorie údajů, tj. citlivé údaje (nebo slovy GDPR „zvláštní kategorie údajů“), kdy pro jejich zpracování právní předpisy stanoví přísnější podmínky.

A. Běžné osobní údaje, které zpracováváme:

Jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, rodné číslo, IČ, telefonní číslo, e-mail, skype kontakt, informace o objednaných produktech a službách, informace o tom, jaké produkty jste si od nás koupili, informace o tom, jaké služby jsme vám poskytli, dále informace předané při poskytování právních služeb týkající se řešené „kauzy“, což mohou být rozličné údaje počínaje vaším rodinným stavem přes majetkové poměry, vzdělání apod. Pokud nám poskytnete referenci, pak jde o údaje poskytnuté v referenci, včetně vámi poskytnuté fotografie nebo videozáznamu.

B. Zvláštní kategorie osobních údajů („citlivé“ osobní údaje), které zpracováváme:

Týkají-li se takové údaje vaší záležitosti (kauzy), kterou pro vás v rámci právních služeb řešíme a je-li jejich zpracování pro řádné poskytování právních služeb potřebné, zpracováváme údaje o aktuálním zdravotním stavu, anamnézu (tj. minulé údaje o zdravotním stavu, prodělaných nemocech apod.), údaje o užívání léků, údaje o rasovém původu, údaje o etnickém původu, údaj o sexuální orientaci, údaj o náboženském vyznání, vaše politické názory, údaje o filozofickém vyznání, údaje o členství v odborech, údaje o trestních deliktech, údaje o pravomocném odsouzení.  Zpravidla jde „jen“ o údaje týkající se zdravotního stavu, ale může nastat situace, kdy je potřeba zpracovávat v rámci poskytování právních služeb i některý z ostatních údajů. Vždy budete na potřebu zpracování předem upozorněni a údaje budeme zpracovávat jen s vaším souhlasem.

IV. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?

A. Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností

Abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu o poskytování právních služeb a služby vám poskytnout anebo abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu o dodání námi nabízených produktů (právních vzorů, online členské sekce) a vést i veškerou s tím související komunikaci s vámi, zpracováváme tyto běžné osobní údaje: jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, rodné číslo, IČ, telefonní číslo, e-mail, případně skype kontakt pro skype konzultace, informace o objednaných produktech a službách, informace o tom, jaké produkty jste si od nás koupili, informace o tom, jaké služby jsme vám poskytli, dále informace předané při poskytování právních služeb týkající se řešené „kauzy“, číslo průkazu totožnosti a fotokopii průkazu totožnosti, místo narození.

Ke stejnému účelu zpracováváme i tyto zvláštní kategorie osobních údajů: Informace uvedené v čl. III. bod 4 tohoto dokumentu.

Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání těchto údajů je přímo plnění smluvních povinností ze smlouvy uzavřené mezi námi. Přitom nemusí jít vyloženě o smlouvu uzavřenou v klasické tištěné podobě, vlastnoručně podepsané. Může jít např. i o smlouvu uzavřenou ústně, po telefonu nebo vyplněním a odesláním objednávkového formuláře na webových stránkách a naším potvrzením takové objednávky.

K tomuto účelu osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak se dočtete v následujících částech tohoto dokumentu.  

B. Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů

Abychom dostáli povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví, daňového práva, advokátních předpisů a archivnictví a povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřením proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu („AML zákon“), zpracováváme tyto údaje: jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, rodné číslo, IČ, informace o tom, jaké produkty jste si od nás koupili, informace o tom, jaké služby jsme vám poskytli, dále informace předané při poskytování právních služeb týkající se řešené „kauzy“, u advokátních úschov (pro účely „AML“) i místo narození a číslo průkazu totožnosti. Číslo průkazu totožnosti a jeho fotokopii zpracováváme pak v případě ověřování vašeho podpisu v souladu s advokátními předpisy upravujícími tuto oblast.

Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají.

C. Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů našich nebo třetí osoby

Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto vás informujeme o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme:

  • Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje po dobu 4 let po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusíme dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.
  • Oprávněným zájmem je dále přímý marketing. Pro zasílání obchodních sdělení budeme zpracovávat tyto osobní údaje našich klientů: jméno, příjmení, adresu, telefon, e-mail. Zasílání obchodních sdělení na váš mail můžete vždy jednoduchým způsobem ukončit kliknutím na odkaz v mailu uvedený. Pokud bychom pro zaslání naší nabídky nebo informací o novinkách používali klasickou tištěnou formu nebo telefonní hovor i zde budeme respektovat, pokud nám dáte vědět, že si další kontakt nepřejete.
  • Abychom vám mohli nabízet produkty a služby na míru a zasílat vám jen takové nabídky a informace, které vás nebudou zbytečně zahlcovat a budou pro vás naopak přínosné, máme naši databázi kontaktů a osobních údajů členěnou do více seznamů. Pokud si například přejete zasílání informací o našich novinkách, automaticky se váš e-mailový kontakt zařadí do databáze „zasílání novinek“. Stejně tak, když nám pošlete objednávku z webu, zařadí se váš kontakt do seznamu typu „objednáno“ a po zaplacení do seznamu „zaplaceno“ a v takovém okamžiku vám systém i automaticky odešle objednaný elektronický produkt nebo informace o dalším postupu při poskytování právních služeb. Část tohoto automatizovaného zpracování tak slouží přímo pro splnění našich smluvních povinností, část je použita pro běžný marketing (tedy spadá do kategorie oprávněného zájmu). Pokud by toto „třídění“ údajů bylo prováděno ve velkém rozsahu, hodně „specializovaně“, pak už bychom jej mohli provádět pouze na základě vašeho souhlasu (a ten můžete pak kdykoli odvolat, jak je popsáno v další části tohoto dokumentu).

D. Zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu

Pokud dosud nejste naším klientem, nemůžeme pro zasílání naší nabídky ani novinek zpracovávat vaše údaje (a tedy ani takové nabídky posílat) bez vašeho souhlasu. Pouze pokud nám svůj souhlas udělíte, budeme vám zajímavé informace a nabídky našich produktů a služeb v rozumné frekvenci posílat.

Jen s vaším souhlasem můžeme zpracovávat poskytnuté osobní údaje pro účely referencí zveřejněných na našich webových stránkách nebo sociálních sítích.

Před tím, než nám váš souhlas udělíte, budeme vás (zpravidla přímo u formulářového okénka pro zadání kontaktu na webových stránkách) informovat o tom, k jakým údajům a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat.

Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. V emailu k tomu slouží odhlašovací odkaz v závěru mailu, na který stačí jen jednoduše kliknout. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu (viz pod písmeny A až C výše), budeme pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.

V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám

Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám kromě zaměstnanců advokátní kanceláře pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o osobu nebo osoby externě zajišťující část administrativy a poskytovatele datových úložišť a softwarových aplikací. Se zpracovateli máme uzavřené písemné smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů, aby vaše údaje zůstaly v bezpečí. Konkrétně jde o následující:

  • Systém správy spisů advokátní kanceláře ISAK provozovaný AMI Computers s.r.o., IČ: 62956043
  • Webhosting a domény: WEDOS Internet, a.s., IČ: 28115708
  • Mailing: využíváme Smartemailling provozovaný SmartSelling a.s., IČ: 29210372
  • Fakturace v případě elektronických produktů: aplikace FAPI provozovaná FAPI Business s.r.o., IČ: 07671563
  • Fakturace a účetnictví: program Money S3 od Solitea, a.s., IČ: 01572377

Tištěná korespondence je zasílána prostřednictvím České pošty, s.p. Účty advokátních úschov jsou vedené u Komerční banky, a.s. a UniCreditOsobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).

VI. Informace o dalších vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů

A. Právo na přístup k osobním údajům

Jde o právo na potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.

B. Právo na opravu osobních údajů

Jde o právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení (ve kterém uvedete údaje úplné).

C. Právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“)

V případech stanovených zákonem nebo GDPR máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali vaše osobní údaje (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede).

D. Právo na omezení zpracování

V případech stanovených v čl. 18 GDPR máte právo požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů.

E. Právo na přenositelnost údajů

Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, máte právo požadovat přímo předání jinému správci.

F. Právo vznést námitku

V případech, kdy osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebudeme údaje zpracovávat, pokud náš oprávněný zájem nebude převažovat nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování pro účely přímého marketingu.

G. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že dochází k porušování vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů naleznete přímo na stránkách úřadu www.uoou.cz

VII. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv

V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů u nás, můžete nás kontaktovat na e-mailu ak@bakesova.cz. Zprávou na tento mail nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v úvodní části tohoto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva, o kterých píšeme v článku VI. Jen si dovolujeme upozornit, že pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn opravdu přímo vámi, vás můžeme poté ještě kontaktovat a totožnost a požadavek si přiměřeným způsobem ověřit. Totéž platí i pro případnou telefonickou a obdobnou komunikaci.

Aktuální znění tohoto dokumentu naleznete vždy na všech webových stránkách zmíněných v úvodní části tohoto dokumentu. Toto znění je účinné od 1.4.2023.